«They always say time changes things, but you actually have to change them yourself.»
Andy Warhol (1928-1987)
Desde su introducción en los años noventa, Revista Española de Cardiología (REC) ha intentado aprovechar al máximo las herramientas que proporcionan las tecnologías de información para mejorar su calidad y difusión. Así, REC fue pionera entre las revistas de nuestro entorno en ofrecer el contenido electrónico completo gratuitamente hace ya diez años. Es llamativo que, años después, esta iniciativa fuera recogida por un amplio movimiento científico conocido como Open Access y ha pasado a ser casi aceptada como un «derecho básico» de la comunidad científica internacional. Unos años más tarde, REC incorporó la versión electrónica en inglés, también en formato de acceso libre y gratuito. Aunque no es posible cuantificar de forma exacta en qué medida, no cabe duda de que estas estrategias editoriales han tenido un enorme impacto en la excelente evolución de los índices bibliométricos de REC1-3.
Siguiendo en esta dirección, el pasado mes de febrero, REC puso en marcha su sistema on-line de gestión electrónica de manuscritos (GEM). En la actualidad, casi todos los manuscritos recibidos para que se considere su publicación son enviados utilizando el sistema de GEM disponible en www.revespcardiol.org. Si bien esta herramienta pasa inadvertida al lector de los contenidos de REC, indudablemente su incorporación editorial supone una de las mayores transformaciones en los procesos de trabajo interno de la Revista desde hace que inició su andadura hace más de 50 años. Abandonar casi por completo la utilización del papel supone una transformación de gran complejidad en la forma de trabajar de autores, evaluadores, editores y publishers, por lo que adoptar esta medida exige mayor justificación que simplemente imitar el funcionamiento de otras revistas de prestigio en el ámbito internacional. Además, algunas particularidades intrínsecas de REC implican una adaptación especial de los sistemas de GEM a nuestro entorno. La presente «Página del Editor» tiene por objeto revisar las singularidades del sistema de GEM adaptado a REC. Además, en relación con la necesidad de su implementación, se discuten aspectos actualmente debatidos del proceso de peer-review. Esto es especialmente relevante, puesto que, a pesar de su relativamente corta vida de funcionamiento, algunos de estos aspectos (p. ej., la realización del proceso de revisión a doble ciego) ya han demostrado ser la causa de la mayor parte de las dificultades que encuentran nuestros autores en su interacción con el sistema.
¿Por qué un sistema de GEM en REC?
Si bien de puertas afuera puede parecer algo tan sencillo como adquirir una licencia informática y echarse a andar, un proyecto de este calado implica la consideración de aspectos estratégicos, logísticos, técnicos, formativos, económicos y legales de gran complejidad. Semejante esfuerzo sólo se concibe rentable si son esperables réditos tangibles para mejorar la Revista, máxime cuando la tendencia bibliométrica general es enormemente positiva.
Como ya hemos manifestado en varias ocasiones, el equipo editorial de REC considera que las posibilidades de crecimiento de REC están ligadas a su capacidad de internacionalización no sólo de nuestros lectores, sino también de nuestros autores3,4. Los valores de factor de impacto de los últimos años han colocado a REC dentro del segundo cuartil de las revistas científicas dedicadas al área cardiovascular (todas ellas publicadas en lengua inglesa) y en una posición muy por encima de otras publicaciones biomédicas publicadas en castellano. Por tanto, actualmente, el autor que decide enviar los resultados de sus proyectos de investigación a REC frecuentemente lo hace tras cotejar la factibilidad de su aceptación en otras revistas internacionales en habla inglesa. Facilitar al máximo la recepción de artículos internacionales adoptando un sistema de GEM que fuese similar al utilizado por otras revistas de la nueva competencia fue la meta principal del proyecto. En este contexto, también el autor latinoamericano ve facilitado el envío de sus trabajos a la Revista, puesto que desde esa procedencia el envío por correo postal o mensajería puede resultar disuasorio.
Calibrar a priori el impacto de un sistema de GEM en el número de los manuscritos recibidos no es tarea fácil. Para ello se llevó a cabo una prospección que incluyó un estudio del mercado y de la información proporcionada por los suministradores de sistemas, entrevistas con editores de otras revistas cardiovasculares internacionales, y una revisión detallada de la poca documentación disponible sobre el tema5-8. A resultas de esta investigación, la conclusión final fue que la respuesta a la introducción del sistema es bastante imprevisible, pero puede esperarse un incremento del número de manuscritos recibidos cercano al 20% en el primer año9. Además, la mayor parte de los editores consultados nos reconocieron que la calidad de los artículos no mermaba6. Si bien todavía es pronto para conocer los resultados propios, en los 6 meses de la puesta en marcha del sistema de GEM, la cifra de artículos recibidos ha aumentado significativamente con respecto al mismo semestre de 2006.
Este aumento de los artículos recibidos lleva parejo una importante sobrecarga de trabajo para los evaluadores, muchos de los cuales pasan a tener que realizar su labor en lengua inglesa. La internacionalización del autor exige una internacionalización del evaluador. Y para este objetivo, la utilización de un sistema de GEM se torna también imprescindible.
El segundo objetivo principal de la introducción del sistema de GEM en REC fue optimizar la productividad y la eficiencia interna del proceso de peer-review para acortar los tiempos desde que el autor termina el manuscrito hasta que recibe la decisión editorial final2,3. En un marco de alta competencia, los tiempos de retraso pueden resultar definitivos a la hora de elegir una publicación u otra. Suprimir las posibilidades de pérdida de artículos, eliminar los costes postales y descargar el trabajo «mecánico» de la secretaría editorial son objetivos también fundamentales del proyecto. La liberación de estos recursos con la facilitación tecnológica teóricamente podría aprovecharse para otros aspectos del proceso editorial de REC de gran coste económico, como aumentar su tirada internacional o sufragar la edición inglesa gratuita. Así, varios equipos editoriales nos anticiparon que la implementación de un sistema de GEM no supone una disminución del trabajo de la secretaría editorial, sino un cambio hacia labores que dotan de mayor valor añadido a la publicación.
Para el trabajo de los evaluadores, la utilización de un sistema de GEM también aporta aspectos favorables como: la recepción inmediata, la limitación al acceso completo del artículo sólo una vez que se ha comprometido a su revisión, la incorporación de motores de búsqueda o la ubicuidad para realizar el trabajo son algunos de estos aspectos.
La singularidad del GEM de REC
La elección del sistema de GEM que utilizar fue sin duda el aspecto que más esfuerzo supuso para los editores de REC. Algunas singularidades de REC relativas resultan especialmente complejas de adaptar a las especificaciones de los sistemas de GEM disponibles comercialmente. En primer lugar, la propiedad de los datos en el ámbito de la Sociedad Española de Cardiología debía quedar completamente garantizada, al tratarse de una publicación cuyo proceso de peer-review tiene lugar con independencia absoluta de la empresa editora. Además, el objetivo de fomentar los envíos internacionales exige disponer de un sistema, de ser posible, bilingüe, si no en su totalidad, al menos en su espacio dedicado a autores y evaluadores. Y por último, debería permitir adaptarse al sistema de evaluación de manuscritos a doble ciego que actualmente emplea REC. En la selección del sistema definitivo de GEM para REC, los editores establecimos tres prioridades para elegir de entre un mercado de al menos 10 proveedores de un servicio similar. Fueron criterios importantes una experiencia acreditada con el sistema y amplia utilización en el campo de las publicaciones médicas, la portabilidad de la información en el sistema en caso de rescisión de contrato y la capacidad de incorporar información bilingüe a la interfaz destinada a autores y evaluadores.
Después de un completo estudio de mercado, los editores seleccionamos Editorial Manager Elsevier Editorial System (EES) como sistema de GEM para REC. En la actualidad el sistema, bien en su configuración adoptada por las revistas publicadas por Elsevier, bien en su versión idéntica comercializada directamente por Aries Systems Corporation (Editorial Manager), es utilizado por más de 2.400 publicaciones científicas10. Todas ellas manejan una única versión del programa. Además, el sistema en los últimos 4 años ha estado funcionando el 99,99% del tiempo. La disponibilidad de una misma plataforma hospedada tanto directamente sobre la empresa desarrolladora como por Elsevier, así como la posibilidad de exportación de toda la información al estándar XML, garantiza la continuidad del sistema a largo plazo, sin apenas cambio de la interfaz para autores, editores y evaluadores. Y por último, desde la versión 4.0, el EES ha incorporado la flexibilidad de edición de toda la correspondencia y el texto en HTML de gran parte de las páginas web del sistema, especialmente de la interfaz de autores y evaluadores.
Sobre esta base, desde REC y la Sociedad Española de Cardiología adoptamos un acuerdo pionero en la historia de la edición científica española al ser la primera publicación científica en nuestro idioma que adopta un sistema internacional de GEM. El sistema queda hospedado en sistemas de hardware (servidores redundantes distribuidos en distintos continentes) propiedad de Elsevier Internacional, y la empresa es responsable de gestionar y administrar el sistema, actualizar las versiones de la herramienta de software (mediante un contrato marco con los desarrolladores de Aries System Coorporation) y prestar el soporte inicial para formación de los editores. La propiedad intelectual de los contenidos y la titularidad de las bases de datos introducidas en el sistema en fase previa a su aceptación para publicación quedan reservadas a la Sociedad Española de Cardiología.
Durante meses, los editores de REC hemos intentado adaptar el EES lo más posible a las singularidades mencionadas de nuestra Revista. Todo el contenido en HTML de la interfaz web de autores y evaluadores ha sido traducido e incorporado de forma bilingüe inglés-español. Desafortunadamente, algunos de los rótulos de la interfaz están codificados en el núcleo del programa y no es posible añadir su equivalente traducido. Idealmente, sería mejor opción disponer de dos interfaces idénticas en inglés y en español y que fuese posible cambiar sólo de una a otra mediante una opción del sistema. Sin embargo, tal flexibilidad no es posible en la actualidad, y los desarrolladores informáticos están trabajando en esta opción para futuras versiones. Es probable que durante las fases iniciales de utilización del sistema se produzcan errores y disfunciones propias de cualquier sistema electrónico en vías de introducción. En esta fase, cualquier interacción por parte de los usuarios del sistema, tanto autores como evaluadores, es bienvenida y los animamos a hacernos llegar cualquier impresión que pueda mejorar el funcionamiento del sistema.
Desde REC hemos establecido un período de transición al sistema de un año, por lo que a partir de febrero de 2008 se dejará de aceptar para consideración artículos (y evaluaciones) enviados en papel.
REC, la evaluación por pares a doble ciego y el sistema de GEM
La mayor parte de las revistas del ámbito cardiovascular internacional realizan la evaluación de los artículos remitidos para que se considere su publicación a simple ciego, y el nombre de los autores queda abierto a los evaluadores. Sin embargo, es política de REC evaluar los manuscritos en formato de peer-review a doble ciego: además, los evaluadores desconocen el nombre de los autores.
Ambas estrategias son, desde hace tiempo, motivo de discusión en la comunidad editorial internacional, con algunos autores proponiendo incluso la evaluación abierta, comunicación directa entre el autor y sus pares, incluso pública en internet11-13. Aunque se reconoce que cada sistema tiene sus ventajas y sus desventajas, REC prefiere la evaluación enmascarada por contar con un Comité Editorial y un plantel de colaboradores necesariamente circunscrito al ámbito de la comunidad hispanohablante, la gran mayoría de ellos españoles, y que frecuentemente comparten espacios comunes en el tejido de la investigación colaborativa. Esta localización común a autores y evaluadores hace, a priori, más probables los potenciales conflictos de interés y los sesgos, tanto favorables como desfavorables, en la evaluación de los manuscritos.
La particularidad de mantener enmascarada la evaluación por pares conlleva la adaptación del sistema de GEM a esta política y la necesidad de que los autores la tengan presente a la hora de preparar el manuscrito para su envío mediante EES. Es importante destacar esta singularidad, puesto que es, con mucho, la fuente de errores más frecuente en la preparación del envío electrónico por parte de los autores. A diferencia de otras publicaciones, la primera página (cover page) debe ser «subida» al sistema en un documento separado del resto del manuscrito, de manera que, en el documento final en formato pdf, la página será visible en el documento presente para los editores, pero invisible para los evaluadores. Además, queda como responsabilidad de los autores garantizar que en el texto del artículo no es reconocible el nombre de los autores ni el de las instituciones de procedencia.
Tampoco REC ha promovido que los autores puedan recomendar a determinados evaluadores para sus artículos. La utilización de evaluadores propuestos por los autores es política presente en varias publicaciones del ámbito cardiovascular, aunque el rendimiento de esta política está en debate14,15. La implementación de un sistema de GEM como es la última versión de EES puede hacer que en el futuro REC pueda explorar este tipo de iniciativas con facilidad.
Cómo REC maneja tu manuscrito
El proceso de envío del manuscrito se inicia cuando el autor de correspondencia introduce los metadatos en el sistema (básicamente título, autores, filiación y resumen) tras subir los documentos fuente que contienen: a) la primera página del manuscrito; b) el texto, con las tablas y los pies de las figuras, y c) las figuras. En REC y Elsevier hemos desarrollado manuales específicos, tanto en español como en inglés, para guiar paso a paso a los autores en la utilización de EES. Estos manuales están disponibles, tanto en español como en inglés, en: http://ees.elsevier.com/eeshelp/EES_Tutorial_autor.pdf y http://epsupport.elsevier.com/ees_tutorials/EES_Author_Tutorial.html, respectivamente. Además, la secretaría editorial de REC prestará apoyo telefónico a los autores que lo soliciten.
Una vez que un autor completa el proceso de envío con EES, la secretaría editorial recibe una notificación y una secretaria editorial verifica en forma y contenido el documento. En este mismo proceso se revisa escrupulosamente el ajuste a las normas de publicación para cada tipo de artículo, y estos detalles quedan almacenados en la base de datos del sistema. Con relativa frecuencia, hay que volver a formatear el artículo, puesto que no se ha construido el pdf adecuadamente, generalmente por no haberse separado adecuadamente la primera página del resto del manuscrito. Si los defectos son solamente de forma, este proceso tiene lugar intramuros, pero si los errores exigen una modificación notable del contenido del artículo, se envía una notificación a los autores para aprobación definitiva del documento final. Los errores más frecuentemente observados en los autores a la hora de subir los artículos se resumen en la tabla 1.
Una vez el documento está revisado y corregido, el artículo es asignado a un Editor Asociado quien inmediatamente inicia su proceso de peer-review y asigna dos evaluadores especialistas en el área del manuscrito y un consultor de metodología y estadística en caso de artículos originales en los que esto es pertinente. Cuando las evaluaciones están completas, el editor recibe una notificación y propone al Editor Jefe una decisión editorial. Una vez la decisión editorial está tomada, los autores son notificados y se da lugar a la aceptación, el rechazo definitivo o una ronda de revisión. Al igual que la gran mayoría de las revistas científicas, REC recomienda a los autores que vuelvan a enviar una nueva revisión del artículo siempre que la decisión editorial deje opción a ello16,17. Sin embargo, debemos recordar aquí la importancia de localizar exactamente en el texto del nuevo manuscrito los cambios efectuados.
Aspectos concretos a conocer por los evaluadores
La mayor diferencia con respecto al trabajo de los evaluadores de REC con la utilización de EES es que la invitación para evaluar un artículo se hace de forma electrónica y no puede accederse al contenido completo del artículo para evaluarlo hasta que se acepta llevar a cabo la evaluación. En estos primeros meses de funcionamiento con EES, en REC hemos comprobado una mayor proporción de autores que declinan realizar las evaluaciones que cuando eran invitados por correo postal. Este aumento en el número de revisores que declinan hacer la evaluación es paradójica, habida cuenta de que no se ha modificado el tiempo en el que solicita recibir la respuesta y que con el GEM el trabajo puede hacerse en cualquier parte del mundo donde se disponga de una conexión a internet.
Es probable que con el sistema de GEM el evaluador sienta menor presión psicológica si declina evaluar un artículo seleccionando una opción en un buzón de correo electrónico atiborrado de tareas pendientes que devolviendo un manuscrito a la secretaría editorial a vuelta de correo. Si bien esto puede disminuir los ocasionales retrasos originados al esperar evaluaciones que finalmente nunca llegan, también hay que considerar el perjuicio para el funcionamiento general del Comité Editorial y la sobrecarga de los colaboradores que trabajan con REC, alguno de los cuales acabará realizando el trabajo que el evaluador inicial ha declinado. Indudablemente, en ocasiones excepcionales un determinado evaluador puede estar sobrecargado, pero es imprescindible recordar que el trabajo de los evaluadores es uno de los pilares básicos que sustentan la Revista y que cada evaluador forma parte de un pequeño universo colectivo indispensable para la existencia de REC. En este sentido sólo podemos solicitar que el esfuerzo de los evaluadores de REC se mantenga en disposición y plazo como se ha venido realizando en los últimos años.
Los editores de REC estamos intentando desarrollar medidas dirigidas a premiar el reconocimiento de los evaluadores. Estrategias como la concesión de diplomas específicos que hacen constar la labor de evaluador realizada año a año o incluso la concesión de créditos son medidas que ya se llevan a cabo en otras publicaciones y que pronto se implementarán en REC. Además, hay otras herramientas disponibles en EES destinadas a facilitar la labor de los evaluadores. La bibliografía aparece en forma de hipervínculos en el documento electrónico, por lo que se puede disponer directamente del resumen de los artículos citados que estén indexados. Además, se puede buscar directamente en el sistema artículos similares y publicaciones anteriores de los autores utilizando la base de datos SCOPUS (disponible directamente desde el sistema), desde el momento de aceptarse la evaluación.
La primera interacción con el sistema de todo evaluador de REC debe empezar por completar sus datos personales, específicamente en lo relativo a temas y áreas de interés de investigación en los que desea realizar sus trabajos de evaluación. Es importante destacar que estas áreas de interés son a libre criterio de los evaluadores y que cada evaluador puede modificarlas tantas veces como quiera. Desde aquí invitamos a todos los miembros del Comité Editorial de REC, así como a los colaboradores que hayan realizado trabajos previos de evaluación de manuscritos, a que tengan esta primera interacción con el sistema, incluso aunque todavía no hayan recibido invitación alguna para evaluar utilizando EES.
Una vez en disposición de enviar la evaluación, el sistema reserva espacios separados para mandar los comentarios dirigidos a editores y autores. Habitualmente, lo más fácil es escribir estos comentarios con ayuda de un editor de textos y después copiarlos y pegarlos en el sistema. Es muy importante destacar que la evaluación no estará disponible para la secretaría editorial hasta que el autor haya procedido a enviar la evaluación y haya recibido un correo electrónico de generación automática agradeciéndole su trabajo. También en REC y Elsevier hemos compilado manuales de ayuda para guiar a los evaluadores en el proceso de interacción con el EES en el espacio de evaluadores del sistema, disponibles en http://ees.elsevier.com/eeshelp/EES_Tutorial_revisor.pdf y http://epsupport.elsevier.com/ees_tutorials/EES_Reviewer_Tutorial.html en español e inglés, respectivamente.
Conclusiones
En resumen, REC inicia una nueva andadura mediante la introducción del sistema de GEM. En los próximos meses, el sistema será configurado también para su explotación para artículos solicitados y para REC Suplementos. Aprovechar las tecnologías de información de cada momento en el beneficio de la eficiencia de la Revista es uno de los retos permanentes de los editores. Y esta medida debe interpretarse en el contexto de una estrategia global, iniciada ya hace varios años, dirigida a fomentar la internacionalización, la difusión y la calidad de nuestra publicación. Los indicadores obtenidos en los últimos años confirman que vamos por buen camino, y en este sentido, no cabe sino recordar el proverbio: «cuanto más cambian las cosas más se quedan igual». Ojalá así sea.
AGRADECIMIENTOS
Desde REC queremos agradecer a Elsevier Doyma el ingente esfuerzo realizado para incorporar el EES a REC. Sin el apoyo técnico, administrativo y legal realizado por esta compañía, este proyecto no hubiese sido posible.
Asimismo, los editores queremos expresar nuestro agradeciemiento a María José Jerez, Eva María Cardenal, Sonia Montero y Alicia González Oliver de la Casa del Corazón, por su excelente labor realizada durante la implantación del sistema.
Correspondencia: J. Bermejo.
Revista Española de Cardiología. Sociedad Española de Cardiología.
Nuestra Señora de Guadalupe, 5-7. 28028 Madrid. España.
Correo electrónico: rec@secardiologia.es
Full English text available from: www.revespcardiol.org